برای آنکه بتوانید مدیریت مالی کار خود را به دست بگیرید یکی از ملزومات کار شما رسیدگی و سروسامان دادن به امور حسابداری است. اگر مدیر یک مجموعه هستید به اینکه از یک حسابدار استفاده می‌کنید یا کارهای حسابداری خود را به یک شرکت حسابداری محول می‌کنید اکتفا نکنید، شما به عنوان مدیر حتما باید سررشته‌هایی از این علم داشته باشید.
هر کسب و کاری اعم از کوچک و بزرگ باید گزارش‌های مالی تهیه کنند. مهم‌ترین گزارش‌های مالی نیز در سه دسته جای می‌گیرند که عبارتنداز:
- ترازنامه‌ها
- صورت حساب درآمد
- صورت حساب جریان نقدینگی
گرچه شاید این نام‌ها پیچیده به نظر برسد اما انجام آن‌ها کار چندان سختی نیست و خودتان هم از پس آن برخواهید آمد. ما در این مطلب می‌خواهیم مهم‌ترین نکات حسابداری برای کسب و کار شما را بیان کنیم، پس با ما همراه باشید.
کارهایی که باید برای حسابداری کسب و کار خود انجام دهید
گزارش‌های مالی به چند روش انجام می‌شود، برخی از آن‌ها روزانه است، برخی ماهانه و برخی دیگر سالانه. درباره حسابداری‌های روزانه مواردی وجود دارد که با هم بررسی می‌کنیم.
یک- جریان نقدینگی خود را بررسی کنید
پول نقد سازمان یا کسب و کار شما هیچ وقت نباید صفر باشد، جریان نقد برای کسب و کار شما مانند وجود خون در بدن انسان است، شما باید هر روز وجوه نقد خود را بررسی کنید، اینکه چه میزان دریافتی داشتید و چه میزان پرداختی به شما کمک می‌کند امور مالی خود را تنظیم کنید.
نکته: جمع آوری داده‌های مالی هفتگی پیچیده‌تر از حسابداری‌های روزانه است، برای این کار بهتر است از سیستم‌های حسابداری و همچنین افراد متخصص این حوزه مشورت بگیرید.
دو- معاملات خود را ثبت کنید
این باید کار هر روز شما باشد که حجم معاملات مالی خود را به صورت گزارش درآورده و آن‌ها را ثبت کنید. در ثبت معاملات نکات زیر را در نوشتن گزارش رعایت کنید:
- تاریخ معامله
- حجم معامله
- صورت حساب مشتری
- پیش پرداخت
- زمان تسویه حساب
- نوع پرداخت (نقدی – چک – تراکنش بانکی و ...)
برای ثبت آسان این گزارش‌ها بهتر است از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنید، این نرم افزارها تنوع بسیار زیادی دارد، برای انتخاب بهترین سیستم حسابداری حتما با مشاور مالی یا اقتصادی خود صحبت کنید تا براساس نیاز شما یک سیستم را به شما پیشنهاد کند.
سه- اسناد مالی خود را مرتب کرده و آرشیو کنید
داشتن آرشیو و بایگانی کردن اسناد مالی یکی از ضروریات کار شما است این اسناد می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- رسید دریافت وجوه نقد
- رسید پرداخت وجوه نقد
- رسید تراکنش‌های دستگاه پز
- رسید تراکنش‌های آنلاین
- پرونده فروشندگان
- پرونده حقوق و مزایا
- دسته بندی بیانیه‌های بانکی براساس ماه‌شمار
- رسیدهای پرداخت حق بیمه
همه این موارد کارهای مربوط به امور مالیاتی شما را آسان خواهد کرد. به گونه‌ای اسناد مالی و پرونده‌های خود را مرتب کرده و آرشیو کنید که به راحتی به آن‌ها دسترسی پیدا کنید. برای این کار می‌توانید به چند روش عمل کنید:
- می‌توانید به صورت موضوعی پرونده‌ها را دسته بندی کنید، مثلا پرونده‌های مربوط به فروشندگان، پرونده‌های مربوط به شرکت‌ها، پرونده حقوق و دستمزد و ...
- می‌توانید پرونده‌های مالی و اسناد حسابداری خود را براساس تاریخ طبقه بندی کنید. به عنوان مثال پرونده‌های فروش سال 98، پرونده فروش سال 99 و ...
- برای هر ماه از سال یک پرونده درست کنید تا دسترسی به آن برای شما راحت باشد.
چهار- مشخص کنید چه کسانی حساب‌های خود را پرداخت نکرده‌اند
یکی از اسناد مهم مالی برای حسابداری این است که مشخص کنید کدام فروشندگان، پرداخت‌ها خود را انجام نداده‌اند، برای این کار یک پرونده جداگانه باز کنید تا بتوانید حساب‌های آن‌ها را پیگیری کرده و سر موعد مقرر حساب خود را از آن‌ها بگیرید. در واقع این پرونده همان حساب دفتری خودمان است.
پنج- یک پرونده برای صورت بدهی‌های خود ایجاد کنید
یکی از کارهای ضروری برای سروسامان دادن به امور حسابداری خود این است که دفتری برای بدهی‌های خود ایجاد کنید، پرداخت بدهی‌های سر موعد مقرر، برای شما اعتبار کسب خواهد کرد، حتما فاکتورهای خرید خود را در این دفتر با شماره و تاریخ ثبت کنید و جزئیات پرداخت را نیز ذکر کنید تا در هنگام پرداخت مشکلی پیش نیاید.
شش- جریان نقدینگی خود را بررسی کنید
همانگونه که در ابتدای مطلب گفتیم، جریان نقدینگی یکی از امور مهم در حسابداری است، این جریان باید به صورت روزانه، ماهانه و سالانه مورد بررسی قرار بگیرد. ما در مطلب جداگانه‌ای به تشریح چیستی و اهمیت جریان نقدینگی پرداخته بودیم که می‌توانید آنرا با کلیک روی لینک زیر بخوانید.
مقاله مرتبط: بدون مدیریت جریان نقدینگی چه مشکلاتی برای کسب و کار ما به وجود می‌آید؟
جریان نقدینگی به شما کمک می‌کند تا مبالغ مورد نیاز برای پرداخت‌های خود را تامین کنید. این پرداخت‌ها می‌تواند شامل پرداخت حقوق کارمندان، پرداخت حق بیمه، خرید نقدی و موارد شبیه به این باشد.