امروز می‌خواهیم درباره یکی از مفاهیم مهم در حسابداری سخن بگوییم، کاری که موجب نظم و انضباط در حساب‌ها خواهد شد و حتما یکی از مهم‌ترین کارهایی است که یک حسابدار باید انجام دهد. به این کار کدینگ در حسابداری می‌گویند که در این مطلب درباره آن برای شما مهم‌ترین نکات را بیان کرده‌ایم.
کدینگ حسابداری چیست؟
در واقع کدینگ در حسابداری به دسته‌بندی‌ها، شاخه‌بندی کردن‌ها و کدگذاری حساب‌ها گفته می‌شود. در لفظ، کدینگ به معنی شماره گذاری است و وقتی با حسابداری ترکیب می‌شود به معنی کدگذاری کردن حساب‌ها است.
چرا باید حساب‌ها را کدینگ کرد؟
کدینگ حسابداری باعث استاندارد شدن عملیات‌های مالی و یکپارچه سازی آن‌ها براساس یک فرمت به خصوص می‌شود. در معنی دیگر کدینگ به ثبت رویدادهای مالی و دقت بیشتر آن‌ها و همچنین سرعت و دقت پردازش آن‌ها کمک شایانی می‌کند و باعث می‌شود خطای انسانی در تیم حسابداری به حداقل ممکن برسد. همچنین به تهیه گزارشات مالی با جزئیات دقیق و فراوان (همچون صورت معاملات فصلی) کمک بسیاری می‌کند و به این امر سرعت و دقت بیشتری می‌بخشد.
انواع کدینگ حساب کدام است؟
5 نوع کدینگ حساب داریم که عبارتند از:
- کدینگ حفظی یا براساس حرف اول حساب
- کدینگ متوالی (پی در پی)
- کدینگ سلسله مراتبی
- کدینگ توده‌ای
- کدینگ وجهی
یک- کدینگ حفظی یا براساس حرف اول حساب
اگر کدینگ حساب براساس حرف اول حساب باشد و دارای یک ساختار از پیش تعیین نشده باشد به آن کدینگ حفظی می‌گویند. به عنوان مثال کدینگ حساب دریافتی معادل ح.د می‌باشد.
دو- کدینگ متوالی (پی در پی)
کدینگ متوالی با نام‌های کدینگ پی در پی و کدینگ سریالی هم شناخته می‌شود. در این روش اعداد به صورت پشت سر هم به حساب‌ها و داده تخصیص داده می‌شود.
سه- کدینگ سلسله مراتبی
روش سلسله مراتبی یکی از پرکاربردترین روش‌های کدینگ است؛ چراکه علاوه بر نظم و دقت خوبی که در این روش وجود دارد، محدودیت در تعداد حساب‌ها، کالاها و داده در این روش وجود ندارد.
چهار- کدینگ توده‌ای
در این روش کدها می‌توانند به یک حساب اختصاص داده شوند. این روش صرفا برای استفاده در یک دوره مالی کاربرد دارد.
پنج- کدینگ وجهی
در این روش نیز تخصیص اعداد و کدها را می‌توان یک قرارداد استاندارد در نظر گرفت. به این دلیل که در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حساب‌ها و زیر مجموعه‌های آن خواهد بود. برای مثال در کدینگ وجهی حسابداری یک فروشگاه می‌توان با استفاده از یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی گروه یک را به مشخص کردن بخشهای مختلف فروشگاه، گروه دوم را به عنوان نماینده هزینه‌های مختلف فروشگاه و گروه سوم را به عنوان نمایانگر زیر گروه‌های 2 گروه قبلی در نظر گرفت.
مهم‌ترین قسمت کدینگ به چه حسابی تعلق می‌گیرد
مهم‌ترین قسمت کدینگ حسابداری به حساب‌های کل تعلق می‌گیرد و حساب کل باید به گونه‌ای تعریف شود که بتوان اطلاعاتی که بعدا نیاز است به اداره و سازمان امور مالیاتی داد را از آن به دست آورد. برای همین دقت و جزئیات در آن اهمیت دارد.